Các chương trình cơ sở dữ liệu có thể thực hiện điều gì?
Không giống như các chương trình văn bản và trang bảng tính, các chương trình cơ sở dữ liệu không có chung một phép ẩn dụ hay một diện mạo tương tự. Tất cả chúng chỉ có một điểm chung là tập hợp các tính năng chuẩn. Phần lớn các chương trình cơ sở dữ liệu có các công cụ sau đây.
1. Tạo các Table mới
Tất cả các chương trình cơ sở dữ liệu có một tính năng để tạo và cấu trúc table mới. Thông thường, khi bạn ấn hành lệnh để tạo một table, bạn sẽ nhìn thấy một màn hình có các cột dành cho tên trường, kiểu dữ liệu và trong một số trường hợp là kích cỡ trường.
2. Xem và chỉnh sửa dữ liệu
Phần lớn các chương trình cơ sở dữ liệu cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu ở dạng bảng-với một hàng dành cho mỗi record và các trường được sắp xếp trong các cột. Một số còn cung cấp cách để xem và hiệu chỉnh dữ liệu ở dạng một record. Trong phần lớn các trường hợp, sau khi dữ liệu được hiển thị, bạn có thể thay đổi nó bằng cách nhập đè lên các giá trị hiện có. Bạn cũng có thể ấn hành các lệnh để xác định, bổ sung và xóa các record.
3. Nhập dữ liệu
Nếu cơ sở dữ liệu khá nhỏ, với chỉ một vài trường, bạn cỏ thể nhận thấy các form nhập dữ liệu chuẩn là đủ. Nếu bạn dự định nhập nhiều dữ liệu, bạn có thể thích thiết kế một form tùy biến hơn. Phần lớn các chương trình cao cấp cho phép bạn thiết kế các form riêng của mình-đặt các trường ở nơi bạn thích, bao gồm nội dung mô tả hay các chỉ dẫn, và bổ sung các đường thẳng hay các hộp dể làm cho dữ liêu dễ đọc hơn.
4. Thiết kế Report
Tất cả các chươnq trình cơ sở dữ liệu đều có các công cụ để tạo report. Phần lớn các tính năng cho phép bạn chọn và sắp xếp các truờng mà bạn muốn đưa vào, thực hiện các phép tính như tính tổng số hay giá trị trung bình, và trong phần lớn trường hợp, nhóm các record theo một thứ tự có ý nghĩa. Chẳng hạn, bạn có thể in một danh sách mà trong đó các nhân viên được nhóm theo từng phần, bao gồm số lượng nhân viên trong những bộ phận và tiền lương trung bình ở cuối mỗi nhóm. Một số chương trình còn có các report wizard để tự động hóa tiến trình thiết kế report.
5. Tạo các Query
Tất cả các chương trình cơ sở dữ liệu cung cấp các công cụ để giúp bạn chọn các tập hợp con của dữ liệu. Có lẽ công cụ chọn phổ biến nhất là QBE (query-by-example). Bạn sử dụng QBE để đặt ra các câu hỏi về cơ sở dữ liệu-chẳng hạn tên của tất cả các khách hàng có số nợ quá hạn chưa trả là những tên nào?, hoặc có bao nhiêu khách hàng trong mỗi thành phố? Một số chương trình có các wizard đặc biệt giúp bạn tạo các query.
6. Sử dụng các Macro
Một số chương trình cơ sở dữ liệu có các tính năng macro hoặc thậm chí có các ngôn ngữ lập trình cho phép bạn (hay một chuyên viên lập trình) tự động hóa các tác vụ lặp lại.
Ghi chú
Phải có tính tổ chức
Lưu ý rằng các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu không biến bạn thành một người có tính tổ chức. Nếu bạn không thể xếp ngăn nắp bàn làm việc của mình thì bạn không thể tiến bộ hơn với một chương trình cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn nghiêm túc trong việc cài đặt một cơ sở dữ liệu, sự chuyển tiếp sang các máy tính có thể buộc bạn phải chuẩn hóa cách mà bạn có các cấu trúc và quản lý thông tin.
Các chương trình cơ sở dữ liệu dạng tự do. Một số chương trình cơ sở dữ liệu-được gọi là chương trình cơ sở dữ liệu dạng tự do-thường có kết thúc mở, cho phép bạn nhập dữ liệu ở bất cứ dạng nào bạn thích.